エクセルなどのOffice製品や画像やPDFのファイルサイズが大きくなってしまうことはよくあると思います。
普通に作るとファイルサイズが大きくなるのは仕方がありません！
知らない人はそのまま重いファイルを使って誰かに迷惑をかけてます。。。
「メールを送る時にZIPに圧縮すればいいんでしょ」と思うかもしれませんが、それをする前にやるべきことなんです。
上司やクライアントに指摘されても「え？どうゆうこと？意味が分からない。。」となるでしょう。
ここではそういった場合に知らないでは済まされないので、ファイルサイズを軽くする必要性や考え方、オンラインでする理由についてまとめます。
なぜオンラインでするのか
今の時代セキュリティの観点からPCにソフトをインストールするのは敷居が高くなってきています。
みんなのセキュリティに関する意識が高くなったということでしょう。
会社でPCにインストールしてそのソフトが悪意のある人が作ったものなら。。。
会社にウィルスが紛れ込んだら大変なことになります！
そういったことを事前に回避するために、オンラインで手軽にできるサイトを使う方が良いと思います。
（一番ベストなのは有料ソフトを使うことですけどね）
個人情報・機密情報
個人を特定できる情報や会社にとって機密情報となり得るものについてはオンラインで圧縮するのはやめましょう。
セキュリティ的に危険です。
あくまで特定できないものに限定しましょう。
ファイルサイズが大きいとどうなるの？
どんな問題が起きるのか知っておきましょう。
なんとなく理解してる人も多いでしょうが意外なこともあると思います。
特にメールを送ることが相手にどれだけの被害が発生する可能性があるか知っておきましょう。
時間がかかる
ファイルを開くのに時間がかかるようになります。
特にネットワーク越し（共有サーバーなど）に保存をするのも、開くのも時間がかかってしまい効率が悪いです。
会議でファイルを開くときに時間がかかるので全員の時間を無駄にしてしまいます。
メールが相手に届かない可能性
メールでファイルを送る場合も時間がかかってしまいますし、メールを送られた相手のメールサーバーで受信できないこともあります。
ネットワーク速度低下
メールでたくさんの人に送る場合に、社内もしくは他社などで同じネットワーク内にたくさん人ががいるケースだと問題があります。
いきなりすべての人のネットワーク速度が低下し、通信できなくなることもあります。
よくWebサービスなどで聞くサーバーダウンというものです。
あれはいきなりネットワークの通信が大量に発生してサーバーが止まってしまうのです。
圧縮について
一般的には “圧縮” というワードを聞くとZIPを連想しがちですが、一般的な使い方としてはそれは最終的にメールで送る時にする工程で合って、ここで伝えてることとは別のことです。
資料を作るときに画像を使うなら画像を圧縮してから使う
PDFが重くなってしまったらPDF自体を圧縮する
ほとんどのファイルサイズが大きい理由は画像です。
画像は圧縮すれば７０％近くも圧縮できるケースが多いですので出来る限り圧縮しましょう。
１００KBの画像なら３０KBになることも普通にあります。
PDFについてはAdobeの有料ソフトならファイルサイズを軽くする機能が付いていますが、ここではすべて無料でする場合の考え方です。
（最適化という機能）
この最適化も画像を圧縮することでファイルサイズを軽くしています。
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常に意識してファイルサイズを軽くする
これを意識していると資料を作り終わってからファイルサイズに悩むことがなくなります！
「メールが送れない」
「メールが返ってこない」
「会議で失敗したなぁ」
「プレゼンなのにファイルが開けない」
慣れてる人からすると当たり前のことですが、知らない人にとっては驚きですよね。
最初は言ってる意味が分からないと思います。
すべては効率よく自分のしたいことをするためです。
そうすることによって周りの人もハッピーだし仕事ができる人ですよね。
そして色んな人がこういった意識を持てば、もしかしたら世の中からファイルサイズが重くて困ることもなくなり、すべての業務が円滑に進み始め、経済が回るのでは！？ と思います笑
まとめ
オンラインでファイルサイズを軽くするのも会社の方針でセキュリティ的に難しいところもあるかもしれません。
なのでいきなりオンラインで圧縮するのではなく、事前に確認してから行う方が良いと思います。
会社によって考え方や文化が違います。
ベストなのは有料ソフトでするのが良いですが、みんながみんな買えるわけではないですよね。
あくまで無料でするならこういった方法が手軽で直ぐにできるのでオススメです。
PCにソフトをインストールする方が危険性は高いので。
すべてを理解してる人が無料ソフトをダウンロードして全員に共有してる場合もあるでしょう。
その場合はその方針に従えば良いと思います。
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